Open space jest bardzo popularną metodą aranżacji powierzchni biurowych polegającą na używaniu jednej dużej powierzchni biurowej dla wszystkich zespołów pracujących w biurze i niedzieleniu jej ścianami działowymi. Ten model pracy ma kilka zalet, ale ma również wiele wad. Za zaletę można uznać niższy koszt aranżacji biura, łatwiejszy przepływ informacji i kontrolę tego, co się dzieje w biurze. Wadami są natomiast hałas, brak możliwości skupienia się ze względu na stałe zamieszanie wkoło i brak prywatności.
Biorąc pod uwagę fakt, że w pracy spędzamy co najmniej 1/3 część życia, praca w środowisku, które jest uciążliwe, nie tylko jest mało wydajna, ale też potrafi sprzyjać szybszemu wypaleniu zawodowemu i utracie zapału do pracy. Na szczęście część z tych niedogodności można wyeliminować poprzez ustalenie i egzekwowaniem zasad pracy na open space oraz przez edukację zespołu.
Poniżej przedstawiam 9 zasad pracy na open space, które egzekwowane potrafią zmniejszyć uciążliwość pracy z kilkudziesięcioma osobami w jednym pomieszczeniu:
1 Głośne rozmowy
Dosyć często się zdarza, że zespoły rozmawiają na bardzo emocjonujące tematy i zapominają, że w tym samym czasie ktoś ma do wykonania swoją pracę i ludzie głośno śmiejący się i głośno komentujący rezultat wczorajszego meczu, najzwyczajniej w świecie nie dają mu pracować.
Jak masz do przedyskutowania temat niecierpiący zwłoki, zaproś kolegów do sali konferencyjnej, albo na spacer wkoło biura. Wszystkim to wyjdzie na zdrowie.
2 Rozmowy przez telefon
Rozmowa przez telefon na open space to osobna historia. Ja ją porównuję do rozmowy przez telefon w zatłoczonych środkach komunikacji miejskiej. Możesz mi wierzyć, albo nie, ale większość towarzyszy podróży wcale nie jest zainteresowanych słuchaniem tego, że twój kot ma rozwolnienie i zapaskudził całe mieszkanie. Podobnie rzecz ma się w biurze. Staraj się rozmawiać przez telefon w salach konferencyjnych, budkach telefonicznych (jeśli są w twojej firmie), na korytarzu, albo na dworze. Jeśli masz coś krótkiego do przekazania (powiedzmy max 1 minuta rozmowy), zrób to w sposób taki, żeby osoba po drugiej stronie sali nie musiała tego słuchać.
P.S Włączenie trybu głośnomówiącego, nie pomaga w osiągnięciu w/w celu 🙂
3 Temperatura
Wszyscy jesteśmy inni i lubimy co innego. Jedni wolą temperaturę do pracy 18-19 stopni, innym jest wiecznie zimno i najchętniej ustawiliby ogrzewanie na 30 stopni. Nawet w lato.
Weź pod uwagę potrzeby innych i nie przekręcaj pokrętła klimatyzacji w skrajne położenia jak nikt nie widzi. 🙂
4 Higiena
Higiena to ważny element naszego życia. Warto o nią dbać. Zdecydowanie należy się do tego przyłożyć jak pracujesz z ludźmi. Codzienny prysznic jest niezbędny. Jak przyjeżdżasz rowerem, hulajnogą czy na rolkach do pracy, to nawet dwa razy dziennie. Mycie zębów to obowiązek nie tylko przed wizytą u dentysty. Należy je myć regularnie.
Jak koledzy (albo koleżanki) odsuwają się od Ciebie podczas spotkań, albo zasłaniają nos w trakcie rozmowy, to warto wziąć sobie mocno ten punkt do serca.
5 Prywatność
Przebywając wspólnie w jednym biurze, na małej powierzchni, trudno o jakąkolwiek prywatność. Nie oznacza to jednak, że należy czytać co sąsiad ma na ekranie, albo słuchać co odpowiada jak zadzwoni jego żona, albo co gorsza używać tego co usłyszałeś gdy on rozmawiał przez telefon, do rozpoczęcia dyskusji. Nawet jak niechcący coś zobaczysz, udawaj że tego nie widziałeś.
6 Jedzenie
Lubisz śledzie? Ja nie! Masz je na drugie śniadanie? Super! Idź zjeść swoje drugie śniadanie / lunch czy cokolwiek tam masz w pojemniczku do kuchni albo jadalni. Nie męcz innych zapachami jedzenia dobiegającymi z Twojego biurka!
7 Zachowanie w biurze
Branża IT jest bardzo specyficzna. Mało kogo dziwi stół do ping-ponga w biurze, albo worek bokserski przymocowany do sufitu. Ale totalnym przegięciem jest jeżdżenie rowerem po biurze, albo rzucaniem przez cały open-space piłką do koszykówki. Szczególnie w czasie gdy firmę odwiedzają klienci. Pamiętaj, że niezależnie od luźnych standardów pracy (tak bardzo znanych z galerii pokazujących pracę w Google), twoja firma to miejsce pracy, a nie przedszkole. Staraj się zachować umiar i rozsądek w wyznaczaniu nowych granic tego co możesz robić w biurze.
8 Sale konferencyjne
W większości firm istnieje system rezerwacji sal konferencyjnych. Jest on zrobiony po to, żeby sprawdzać czy sala jest zajęta zanim pomyślisz o otwarciu z drzwi do niej i wsadzeniu swojej głowy, żeby sprawdzić czy na pewno jest zajęta.
Z drugiej strony, sale konferencyjne, to nie prywatne biuro. Ponieważ ich ilość jest znacznie mniejsza, niż chętnych do ich używania, rezerwuj je tylko na tak długo jak będziesz jej potrzebował na spotkanie. Rezerwowanie sali na całe dnie, albo tygodnie jest przejawem totalnej ignorancji i braku szacunku dla kolegów. Podobnie jak nie kasowanie rezerwacji gdy wiesz, że spotkanie które miało się w niej odbyć zostało odwołane.
Masz potrzebę popracować w ciszy – weź dzień pracy zdalnej, albo wynajmij prywatne biuro.
9 Choroby
Praca w jednej przestrzeni sprawia, że choroby przenoszone przez powietrze rozprzestrzeniają się dużo szybciej. Aby uchronić swoją firmę przed epidemią, zostań w domu gdy dopada Cię katar, grypa, albo inny wirus. Pomożesz nie tylko sobie wyzdrowieć szybciej, ale i uchronisz innych przed leczeniem.
