Sztuka dawania informacji zwrotnej umiera. Umiera w życiu prywatnym i zawodowym. O ile w tym drugim przypadku, zagadnienie dawania informacji zwrotnej jest punktem obowiązkowym prawie każdego szkolenia dla kadry zarządzającej, o tyle w życiu prywatnym albo nie dajemy informacji zwrotnej, albo robimy to źle i jesteśmy posądzani o złe intencje.
Co to jest informacja zwrotna?
Wg. Wikipedii, Informacja zwrotna to wypowiedź uczestnika konwersacji, w której ujawnia on swoje spostrzeżenia dotyczące zachowania i wypowiedzi innego uczestnika konwersacji. Informacja zwrotna może być wykorzystana przez uczestnika konwersacji, w celu poprawy sposobu realizacji omawianych zadań, sposobu komunikacji itp.
Przykłady braku informacji zwrotnej:
- Przykład z życia zawodowego. Ty jako pracownik, właśnie zakończyłeś jakiś ciężki projekt. Przesłałeś go do swojego przełożonego. Nie masz żadnej odpowiedzi przez kilka dni, zastanawiasz się czy dostał Twoją wiadomość i dlaczego tak mu zależało na dotrzymaniu terminu, skoro teraz się nie odzywa…
- Przykład z życia prywatnego. Od kilku miesięcy prowadzisz fanpage. Piszesz, publikujesz artykuły, tworzysz konkursy, starasz się zrobić wszystko, co tylko możliwe, aby fani, których udało Ci się zgromadzić, wykazywali większą aktywność w postaci udostępniania i komentowania Twoich treści i zapraszania innych na Twoją stronę.
- Kolejny przykład z życia prywatnego:) Twoja partnerka miała ochotę zaskoczyć Cię jakimś przysmakiem przygotowanym własnoręcznie. Spędziła nad tym kilka godzin, zrezygnowała z odwiedzin u koleżanki, aby wyrobić się z pracą. Ty drogi czytelniku, przyszedłeś do domu, zjadłeś sobie pyszną (przecież zawsze jest smaczna) kolację i bez słowa poszedłeś oglądać mecz.
W każdym z powyższych przypadków, brak informacji zwrotnej sprawia, że zaangażowanie osoby, która coś robi dla Ciebie spada i z coraz mniejszym zapałem podchodzi do kolejnych zadań. Może to również prowadzić do niepotrzebnych napięć i nieporozumień w związku.
Jak udzielać informacji zwrotnej?
Skutecznie i bez zbędnej zwłoki 🙂 Przede wszystkim pamiętaj, że współpraca z ludźmi opiera się na ich dobrych chęciach i dobrej woli. Nawet jeśli płacisz za wykonaną pracę, to zostanie ona dużo lepiej wykonana, jeśli ją docenisz, albo podpowiesz osobie, która dla Ciebie pracuje co można zmienić, abyś był zadowolony z wyników tej pracy.
Czasem wystarczy sama informacja pokazująca, że zauważyłeś zmianę / wykonanie czegoś, a czasem trzeba udzielić bardziej szczegółowych informacji. Pamiętaj jednak, że samo słowo “dziękuję”, albo co gorsza “dzięki!”, nie jest informacją zwrotną. Aby nią się stało, powinieneś jeszcze dodać informację za co konkretnie dziękujesz i czy to Ci się podoba, aby druga strona poczuła, że to co zrobiła jest faktycznie dla Ciebie ważne.
Poza tym jest kilka ważnych zasad, według których należy udzielać informacji zwrotnej (szczególnie w sytuacji gdy potrzebna jest zmiana):
- uprzedź, że chcesz porozmawiać na temat, który wymaga zmiany i daj trochę czasu na przygotowanie się,
- opisuj rzeczowo i konkretnie czego oczekiwałeś i czego zabrakło, aby te oczekiwania zostały spełnione,
- unikaj komunikatów typu Ty (Ty zawsze, Ty nigdy, denerwujesz mnie, itp),
- unikaj ogólników,
- nie rób wyrzutów,
- spytaj z czego wynikają rozbieżności pomiędzy stanem obecnym, a Twoimi oczekiwaniami
- nie narzucaj zachowania, pytaj o rozwiązanie,
- umów się na zmiany, które będziesz w stanie zmierzyć,
- umów się na czas, kiedy zmiany mają nastąpić
- umów się na następne spotkanie, gdzie będziecie mogli wspólnie ocenić rezultaty zmiany.
Jest również kilka różnych modeli udzielania informacji zwrotnej, ale to zagadnienie na kolejny artykuł.
Daj znać w komentarzach czy jesteś zainteresowany rozszerzeniem tego tematu?
Podsumowanie
Informacja zwrotna to często zapominane narzędzie, które bardzo pomaga we współpracy z innymi. Zwiększa satysfakcję z pracy oraz pomaga dostarczać to czego się od nas oczekuje. Praktyka pokazuje, że nawet gdy się pamięta o dawaniu informacji zwrotnej, ludzie z którymi się współpracuje oczekują więcej informacji, aby wiedzieć, że na pewno dobrze wykonują swoją pracę. Poza życiem zawodowym,warto dawać znać ludziom, z którymi się spotykasz, że widzisz co dla Ciebie robią i co jest dla Ciebie ważne.
