Kilka lat temu Rafał postanowił, że się urwie z korporacji i otworzył swój mały biznesik. Jako, że całe życie pracował w IT, to firma oczywiście miała się zajmować usługami IT. O pierwszych klientów martwić się nie musiał. Miał ich jeszcze gdy pracował na etacie w korpo. Z czasem, gdy ich współpraca się rozwijała, Rafał dostawał od nich coraz ciekawsze tematy to rozpoznania. I tak w ręce Rafała trafiło zapytanie czy nie mógłby się zajmować wdrażaniem i serwisowaniem systemu do obsługi automatyki na taśmie produkcyjnej. Sprawa wyglądała ciekawie. Rafał odbył stosowne szkolenia, zdobył certyfikaty i nawet podpisał umowę partnerską z dostawcą systemów.
I tak zaczęło się sielskie życie… Firma Rafała była jedynym przedstawicielem dostawcy tego typu usług w Polsce. Zaczęły się pojawiać nowe zlecenia na obsługę automatyki w innych firmach i z czasem Rafałowi zaczęło brakować czasu. Postanowił kogoś zatrudnić. Udało się stosunkowo szybko – kolega ze studiów akurat szukał zajęcia, a praca u Rafała wydawała się być strzałem w dziesiątkę. Szybkie przeszkolenie, instrukcja co trzeba zrobić u klienta, kopniak w tyłek na szczęście i w drogę do klienta.
– Dzwoń w razie problemów – powiedział Rafał.
Czas mijał niezauważenie, a pracy przybywało. Rafał zatrudnił trzecią i czwartą osobę. I ani się spostrzegł, a z jednoosobowej działalności zrobiła się kilkunastoosobowa firma. Firma, która zaczęła strasznie ciążyć Rafałowi. Miał poczucie, że niby wszystko jest ok, bo firma przynosi zyski, ale on sam nie wie, co się w niej dzieje. Ludzie się snują po biurze, część pracuje zdalnie, wszyscy jakoś bardzo zajęci, tylko klienci jakby częściej zaczęli dzwonić ze skargami do Rafała. Ci sami, którzy go znają od lat i którzy go namawiali do tego, żeby otworzył własną działalność.
Po dłuższym zastanowieniu, Rafał postanowił coś zmienić. Ale co tu zmienić jak nie wiadomo kto się czym zajmuje. I dlaczego nie można się dodzwonić do tych, którzy pracują zdalnie. Przez 3 dni z rzędu!
A może nie warto niczego zmieniać? Bo przecież jak się zacznie zmiany, to ktoś może odejść z firmy? A może bez tej osoby wszystko się zawali?
Problemy Rafała i jego firmy, to klasyczny przykład firmy, która rozrosła się przypadkiem.
I została zakładnikiem swojego sukcesu. Pozostawienie sytuacji samej sobie, jest najprostszą drogą do ściągnięcia sobie na głowę kłopotów. I to nie tylko ze skargami od strony starych klientów. Kary umowne z racji przeciągających się projektów, utrata akredytacji do dostarczania usług, utrata kluczowych klientów czy utrata najważniejszej wartości firmy – unikalnej wiedzy.
Jest bardzo prawdopodobne, że przynajmniej jedna z tych rzeczy wydarzy się w najbliższej przyszłości, jeśli Rafał nic nie zrobi ze swoimi zaniedbaniami.
W firmie od samego początku popełniono szereg zaniedbań, które mszczą się po dziś dzień. I to one wywołują u Rafała strach przed zmianą. I być może gdyby podszedł do zarządzania firmą kompleksowo i perspektywicznie, dziś mógłby spać spokojnie, cieszyć się wzrostem liczby klientów i możliwością obsłużenia kontraktów od nich, bez znaczącego zwiększania liczby pracowników.
Dzielenie się wiedzą
Od samego początku działania firmy, warto dokumentować wiedzę i przechowywać ją nie tylko w głowie pracownika robiącego projekt dla klienta, ale i w repozytorium wiedzy. Termin brzmi mądrze, ale jego wdrożenie wcale nie musi być ani trudne ani drogie. Najprostsze z takich systemów bazują na bezpłatnych systemach na licencji Open Source – np. dokuwiki, komercyjny Confluence, czy Google Docs.
O tym, że wiedzę należy zbierać i przechowywać pisałem również przy okazji artykułu Szybkie wdrożenie nowego pracownika – jak to zrobić, ale w tym przypadku należy zastanowić się co się stanie z wiedzą o systemie klienta, jak jedynego pracownika obsługującego ten system potrąci autobus? Trochę drastyczne, ale z drugiej strony nieszczęścia się zdarzają.
Albo mniej drastycznie – co będzie jak facet pokłóci się z szefem i z dnia na dzień odejdzie z firmy? A historia zna takie przypadki. Poczytajcie historię właściciela firmy 2be.pl [link do niebezpiecznik.pl]
Czy nie lepiej być mądrym przed szkodą? 🙂
Redundancja
To temat tak dobrze znany i lubiany w IT. Prawie każdy wie, że do wysokiej dostępności, potrzeba nadmiarowych serwerów, dysków, zasilaczy. A co z ludźmi? Tutaj też nie należy polegać w całości na jednej osobie. Warto od samego początku budować organizację, w której pracownicy są w stanie przynajmniej częściowo pracować wymiennie nad swoimi obszarami.
I to nie tylko na okoliczności tak drastyczne jak w poprzednim punkcie, a choćby po to, żeby dać szansę każdemu pracownikowi spędzić spokojny, niczym nie zmącony urlop 🙂
Kontrola wykonywania zadań
Sposób pracy, gdzie pracownicy dostają zadania i rozliczają się z nich “na gębę”, ma szansę działać w firmie w której pracuje 3-4 osoby. Przy kilkunastu osobach, bazowanie na ustnym delegowaniu zadań (lub przez email) oznacza, że duża część z nich zostanie zrobiona po terminie, albo wcale… A przypomnienie dostaniesz od klienta 🙂
A tymczasem, naprawdę niewielkim nakładem czasu u środków, można sobie (i zespołowi) ułatwić życie, instalując system do zarządzania zadaniami np. Jira, Trello lub Nozbe i odzyskać kontrolę nad tymi dziesiątkami zadań, które codziennie. Widzieć wszystkie zadania na jednej tablicy, móc ustawiać kolejność pracy według priorytetów i przypisywać je do odpowiedniej osoby.
Brzmi ciekawie? A to dopiero początek tego, co można z nimi zrobić 🙂
Zarządzanie zespołem
“Zdradzę wam tajemnicę. Jeśli nie powiesz mężczyźnie o co chodzi, to on nie wie o co chodzi”
R. Wicijowski
Dobry menadżer jest przewidujący i przewidywalny. To słowa, które kiedyś usłyszałem od mojego kolegi i stały się kwintestencją tego, co myślę o zarządzaniu.
Tak buduję moje zespoły, żeby ich członkowie wiedzieli, w którym kierunku podążamy i dlaczego to robimy. To sprawia, że ludzie są samodzielni i bardzo zaangażowani w swoją pracę. A dodatkowo mając realny wpływ na losy firmy i czują że nie są tylko trybikiem w tej wielkiej machinie. I że od ich pracy zależą losy innych.
Aby osiągnąć taki stan, niezbędne jest przede wszystkim rozmawianie ze swoim zespołem. Regularna i otwarta konwersacja o celach firmy, powodach decyzji i o tym z czego one wynikają, pomaga członkom zespołu rozumieć dokąd zmierza firma. W przypadku zespołów z którymi mam przyjemność pracować, wystarcza jedno, 20 minutowe spotkanie w tygodniu, aby przekazywać wszystkie informacje na bieżąco. U nas spotkania odbywają się w poniedziałki o 10 rano. I są swego rodzaju odprawą na nadchodzący tydzień.
Strategia i komunikowanie celów. Duże firmy mają olbrzymi problem z komunikowaniem celów. Komunikuje się długoterminowe cele dla całej firmy, ale z reguły dla “szeregowych” pracowników, niewiele one znaczą. Bo, parafrazując klasyka, skąd Ci biedni ludzie mają wiedzieć co to znaczy wzrost P&L o 20%? I jak to się przekłada na ich pracę?
Tutaj rola menadżera, żeby przełożyć te magiczne zaklęcia na ludzki język i zaplanować codzienną pracę tak, aby realizować strategię firmy.
Małe firmy z kolei mają problem z brakiem zdefiniowanych celów. Przez co, pracownicy sami układają sobie w głowach plan czego może chcieć od nich firma i pracują według własnych założeń. I każda nowa, sprzeczna z ich założeniami decyzja zarządu, wywołuje narastającą frustrację. Stąd moja gorąca rada do właścicieli firm – zastanówcie się gdzie chcecie, żeby Wasza firma się rozwijała i powiedzcie o tym ludziom, którzy dla Was pracują.
Takie podejście wcale nie blokuje Was przed dokonywaniem zmian, a sprawia że zyskujecie sprzymierzeńców w realizacji planów.
No i warto przedyskutować taką strategię ze swoimi ludźmi – oni, będąc blisko klienta, mogą bardzo trafnie wypunktować ryzyka, o których Ty, drogi Szefie nawet nie pomyślisz. 🙂
Przejrzyste zasady i procesy. Bo w zarządzaniu, nie chodzi o to, żeby wszystkiego zabraniać. A raczej pozwalać na wszystko, co idzie w zgodzie z rozwojem firmy, nie jest niebezpieczne dla pracowników i nie jest nielegalne 😉
Praca zdalna? Bardzo proszę. Tylko umówmy się, jaką pracę wykonasz w tym czasie. Oraz na to, że będziesz dostępny od 9 do 17 pod telefonem, emailem i na Slacku. Oraz, że wszyscy Twoi współpracownicy będą poinformowani zawczasu, że pracujesz zdalnie – żeby nie czekali pół dnia na Ciebie aż się pojawisz przy biurku.
Tak samo z planowaniem urlopów, szkoleń itp. Przewidujący i przewidywalny – pamiętasz? Poinformuj kolegów z wyprzedzeniem, że Cię nie będzie. Sprawdź, które zadania mogą się opóźnić przez Twój urlop. Poinformuj o tym tych, którzy na nie czekają. itp.
Warto spisać zasady współpracy w miejscu gdzie dzielicie się wiedzą. Dzięki temu wszyscy działają według tych samych reguł. A Ty, Szefie masz do czego się odnieść, jeśli ktoś je leciutko nagina.
I nie, to nie śmierdzi korporacją. To pomaga mieć zdrowe relacje w zespole.
Okresowe spotkania z każdym z członków zespołu. Raz na pięć – sześć miesięcy, spotykam się z każdym z członków mojego zespołu na 20 minutową rozmowę. Rozmowę podczas której głównie słucham. A chcę usłyszeć o wszystkim. O tym jak się pracuje z klientami, co można zmienić w zespole, żeby było jeszcze lepiej, i co ja mogę zmienić. Albo o tym co człowiek siedzący po drugiej stronie stołu chciałby zmienić w swojej pracy.
Bardzo cenię sobie ten czas. I to nie tylko dlatego, że słyszę wiele miłych słów. A bardziej dlatego, że z punktu widzenia osoby zarządzającej zespołem, takie spotkanie jest swego rodzaju zerknięciem na mapę i sprawdzeniem, czy sprawy w zespole idą w dobrym kierunku. Czy każdy ma czego potrzebuje i czy jest szczęśliwy z tym co robi.
Oczywiście na końcu takiego spotkania, ja również mam swoje 3 minuty i dzielę się moimi obserwacjami odnośnie współpracy z osobą z którą jestem w pokoju.
Na kilkadziesiąt osób z którymi rozmawiałem w ten sposób, duża część z nich była zaskoczona formą takiego spotkania okresowego. Szczególnie Ci, którzy pracowali wcześniej w polskich firmach. Spodziewali się, że zostaną “zjechani” na czym świat stoi, a tutaj rzeczowo, konkretnie i w miłej atmosferze.
Gorąco zachęcam do takich spotkań. To naprawdę działa cuda jeśli chodzi o otwartość i samodzielność zespołu.
Narzędzia do komunikacji
Obserwując niektóre (szczególnie te mniejsze firmy), bardzo mnie zastanawia kwestia braków w narzędziach do wspólnej komunikacji. Większość pracy odbywa się przez telefon oraz email. Podczas gdy o wiele łatwiej jest skonfigurować sobie grupę na Slacku, Skype czy Google Hangouts i móc rozwiązywać problemy w locie, nawet jeśli ktoś jest na spotkaniu.
Ja ostatnio zastanawiałem się czy w przypadku tworzenia nowego zespołu nie pójść o krok dalej i nie stworzyć grupy Messengerze Facebooka. Niewątpliwą zaletą używania FB jako narzędzia do pogawędek firmowych jest to, że i tak większość z nas jest tam zalogowanych w ciągu dnia. Dla równowagi – wadą jest brak możliwości odcięcia się od pracy po godzinach. No i brak prywatności danych. Kto wie, może kiedyś odważę się wdrożyć takie rozwiązanie…
Niezależnie od użytej platformy, zespół dużo efektywniej funkcjonuje jak ma jedno miejsce gdzie może wymieniać się informacjami w czasie rzeczywistym. Jeśli jeszcze nie masz takiego rozwiązania, zachęcam do założenia konta na Slacku i zaproszenia kolegów z zespołu. Jestem w stanie się założyć, że za kilka tygodni szczerze Ci za to podziękują. 🙂
To tylko kilka z najczęstszych usprawnień, które polecam tym, których firma rozrasta się szybciej niż to zaplanowali. I zawsze zachęcam do zrobienia kilku kroków w tył, spojrzenia na swoją organizację krytycznie i zastanowienia się, co w niej można zrobić lepiej, szybciej mądrzej. Tak, aby klienci czuli, że dostają 100% tego za co płacą, a pracownicy czuli, że dostarczają prawdziwą wartość swojej firmie. 🙂
