Korzystając z chwili przerwy od słońca podczas mojego urlopu, dzielę się z Wami moimi sposobami na przygotowanie się do niczym nie zakłóconego wypoczynku.
A przynajmniej takiego bez telefonów, smsów od szefa czy współpracowników z firmy. Nie ma bowiem nic gorszego niż przebywanie ciałem na plaży czy basenie, a duchem w biurze.
I pewnie Cię zaskoczę gdy powiem, że winą za to, że ludzie z Twojej firmy zawracają Ci dupę na urlopie możesz obarczyć tylko siebie. Dlaczego? Bo nie przygotowałeś ich na to, że twój czas wolny, znaczy że jest to czas WOLNY przede wszystkim od nich. Od firmy, od pracy, od klientów.
Jest to święto Twoje i Twojej rodziny. Ciężko pracowałeś na to przez cały rok, żeby móc teraz mieć czas na naładowanie swoich akumulatorów, żeby wrócić do firmy i nie pozabijać ludzi tam pracujących pierwszego dnia po powrocie. Dobry wypoczynek pomaga również skutecznie zapobiegać wypaleniu zawodowemu. Dlatego nie wolno pozwalać nikomu z firmy, aby go zakłócał. Jeśli na to pozwalasz, równie dobrze możesz spakować walizki, zabrać rodzinkę i jechać do domu. Gwarantuję Ci jednak, że jeśli skrócisz urlop (albo będziesz pracował w jego trakcie), nikt z firmy za to nie będzie Ci wdzięczny. Będziesz po prostu frajerem, któremu w każdym momencie można przeszkodzić, a on z radością wykona każde polecenie. Gwarantuję Ci również, że jednocześnie w tym samym czasie możesz spodziewać się pozwu rozwodowego od żony. Piękna perspektywa, prawda?
Aby tego uniknąć wystarczy zastosować się do kilku rad i zadziałać z wyprzedzeniem.
Ja stosuję następujące kroki, aby przygotować moich współpracowników do dłuższej nieobecności:
1) Komunikacja
Około miesiąc przed moim urlopem, wysyłam e-mail do wszystkich z którymi współpracuję, z informacją o planowanej nieobecności. Celem tej wiadomości jest przygotowanie wszystkich, którzy mogą mieć pilną potrzebę, żeby coś załatwić ze mną, żeby zaplanowali swoją pracę i zrobili to zawczasu.
2) Przekazanie obowiązków
Na czas mojej nieobecności, ustawiam zastępstwo – przekazuję toczące się sprawy i takie, które mogą się pojawić w trakcie mojej nieobecności ludziom, którzy będą mogli się nimi zająć. Jednocześnie, jasno informuję, że osoby zastępujące mnie mają pełne prawo do podjęcia najlepszej w ich rozumieniu decyzji w tych sprawach. Ich decyzja będzie równoznaczna z moją. Chodzi o to, żeby nie blokować toczących się spraw. Ufam ludziom, którym przekazuję obowiązki i nie mam problemu, żeby przekazać im taką możliwość.
3) Ostatnia szansa dla spóźnialskich
Na tydzień przed urlopem, przypominam o mojej nieobecności, dając szansę tym, którzy wszystko załatwiają na ostatnią chwilę. Z doświadczenia jednak wiem, że mało kto na takie przypomnienie reaguje. 🙂
4) Autoodpowiedź
Ustawiam auto-odpowiedź w programie pocztowym. Informuję tam, w jakim okresie będę niedostępny i kto mnie zastępuje. W autoresponderze również określam zasady kontaktu ze mną (jeśli dopuszczam kontakt). Np. piszę, że nie mam ciągłego dostępu do e-maila, ale 2 razy w tygodniu (wtorek, czwartek, po godz 19), będę starał się sprawdzić pocztę i odpisać na pilne wiadomości.
Niektóre systemy pocztowe pozwalają na wysłanie 2 rodzajów odpowiedzi – wewnątrz firmy i do kontaktów spoza firmy. Jest to bardzo dobre, bo można w autoresponderze wewnętrznym udzielić trochę więcej informacji, niż na zewnątrz.
5) Urlop
Jeśli na urlopie będziesz odpisywał na e-maile, odbierał telefony i wdzwaniał się na konferencję, cała twoja praca nad poprzednimi czterema punktami pójdzie na marne. Mimo auto-odpowiedzi, ludzie będą wiedzieli że i tak czytasz i będziesz odpowiadał. W związku z tym, będą pytali i oczekiwali odpowiedzi. Nie pozwól na to, daj pracować ludziom, których poprosiłeś o zastąpienie Ciebie. Naprawdę to nie jest wykorzystywanie ich. Oni też będą mieli urlop i też będą potrzebowali, żeby ktoś ich zastąpił. Przecież zrobisz to najlepiej jak potrafisz, prawda?
Jeśli dobrze przygotowałeś się do urlopu, przekazałeś obowiązki i zaufałeś tym którzy je przejęli, wszystko powinno być dobrze.
Oczywiście zdarzą się tacy, którzy nie zauważyli, że informowałeś o urlopie z wyprzedzeniem, że w auto-odpowiedzi mają informację do kogo mają się zgłosić podczas Twojej nieobecności, będą próbowali się z Tobą skontaktować z najpilniejszymi na świecie sprawami.
Możesz spokojnie ich olać i zignorować te próby kontaktu. Jeśli oni nie szanują tego, że wykonałeś sporo pracy, żeby zabezpieczyć interes firmy gdy Ciebie nie ma, dlaczego Ty masz reagować na ich problemy?
Pamiętaj, że ludzie traktują Ciebie tak jak ich nauczysz, żeby Ciebie traktowali.
Taki urlop jest również świetnym ćwiczeniem, które pokazuje jak dojrzały jest dział, którym zarządzasz. Ja czasem pozwalam sobie zniknąć z pola widzenia, obserwować z boku, wyciągać wnioski i wdrażać usprawnienia. Wierzę w to, że menadżer, który musi być stale obecny, decydować o wszystkim i mieć na wszystko oko, jest do niczego.
Życzę wszystkim udanych i bezpiecznych wyjazdów wakacyjnych, a sam wracam do błogiego lenistwa 🙂
