Pytanie do właścicieli firm i menadżerów zarządzających swoimi działami. Co by było, gdyby okazało się, że nagle znikasz ze swojej firmy na miesiąc albo na pół roku? Czy Twój biznes byłby w stanie działać bez Ciebie?
Czy zadawaliście sobie kiedyś pytanie jak zbudować organizację, która przez jakiś czas poradzi sobie bez przełożonego?
Za każdym razem, gdy buduję nowy dział, mam ten cel z tyłu głowy – ludzie pracujący w moim dziale muszą być samowystarczalni na takim poziomie, że gdybym nagle zniknął z ich pola widzenia, to biznes będzie działał bez zakłóceń. Przynajmniej przez jakiś czas. Powiedzmy do trzech miesięcy. Bo tyle czasu wystarczy, żeby rozwiązać poważne problemy, zatrudnić kogoś nowego, czy wyznaczyć nowego menadżera.
Do tej pory robiłem krótkie testy działania zespołu podczas mojej nieobecności. Szczególnie podczas urlopów lub krótkich wyjazdów służbowych. Ale nigdy nie miałem okazji przeprowadzić takiego prawdziwego testu zderzeniowego.
Aż do czasu ostatniej soboty, gdzie mój wypadek wymusił przeprowadzenie takiego testu w warunkach do jakich został zaprojektowany. Miałem wypadek na rowerze, złamanie kości, operacja, wizja długiej nieobecności w pracy i z tyłu głowy pytanie:
CZY NA PEWNO WSZYSTKO ZADZIAŁA BEZE MNIE?
Podczas zastanawiania się nad odpowiedzią na to pytanie, brałem pod uwagę następujące kwestie:
1. Wyznaczenie zastępcy
Podczas budowy działu, zawsze jest ktoś, kto jest moim nieformalnym zastępcą. Ktoś, kto wie o tym co się dzieje z klientami, projektami. Kto będzie potrafił ogarnąć zespół w sytuacji awaryjnej. Jest to bardzo wygodne również podczas planowania urlopów – mając taką osobę, można ze spokojną głową wybrać się na urlop. Nawet gdy zarządza się kilkudziesięcioosobowym zespołem. 🙂
2. Baza wiedzy
Przechowywanie wiedzy w centralnej lokalizacji, dostępnej dla wszystkich uprawnionych i aktualizacja tej wiedzy w miarę potrzeb. To zagadnienie, które znacząco ułatwia przekazanie obowiązków w trakcie nieobecności. Krytyczne dokumenty przechowywane wyłącznie na laptopie szefa, to jest ostatnia rzecz, której potrzebuje osoba, która będzie Cię zastępować 🙂
3. Procesy
Stworzenie, dokumentacja i przestrzeganie procesów bardzo pomaga w takich sytuacjach. Nie dość, że wszyscy w zespole “grają” według takich samych zasad, to jeszcze członkowie zespołu sami między sobą pilnują się, żeby procesy były przestrzegane. Oczywiście wszystko w ramach rozsądku, bo procesy są po to, żeby automatyzować pracę, a nie ją ograniczać 🙂
4. Podział obowiązków
Sterowanie ręczne, to ulubiony sposób zarządzania wielu menadżerów 🙂 Codzienne przydzielanie zadań i kontrola ich wykonania. Taki sposób sprawi, że w trakcie awarii, zespół zamiast pracować, zasypie zastępcę kierownika pytaniami. A przecież celem przygotowania planu awaryjnego, jest zapewnienie ciągłości dostarczania usług, czyż nie?
Dlatego warto uzgodnić ze współpracownikami kto się czym zajmuje i za co odpowiada. Może to być podział na poziomie zespołów, obszarów, albo z każdym indywidualnie. Ważne, żeby w bazie wiedzy potem znalazła się informacja kto czym się zajmuje.
5. Komunikacja (email)
Historia zna takie przypadki, że produkcyjne konto klienta na Azure zostało zablokowane, bo menadżer był na wakacjach, nie czytał poczty, a to właśnie jego adres email był ustawiony jako miejsce gdzie były wysyłane powiadomienia 🙂
Aby uniknąć tego typu sytuacji, warto stworzyć funkcyjne grupy mailowe, do których będą dodane skrzynki członków, którzy będą w stanie obsłużyć płatność w sytuacji awaryjnej (np. użytkownicy danej usługi plus księgowa). Wtedy ryzyko przeoczenia przerwy w dostarczaniu usług związanej z przeoczeniem emaili od dostawcy, jest dużo mniejsze.
6. Podział funkcjonalny zespołu
W zespołach większych niż kilka osób, staram się żeby każda część zespołu mająca inną funkcję, miała swojego koordynatora (menadżera, team leadera). Dzięki temu, osoba która mnie zastępuje, ma trochę mniej dodatkowej pracy i jednocześnie może się skupić na zadaniach bardziej administracyjnych (płatności, urlopy, zwolnienia, zastępstwa, itp).
7. Komunikacja w trakcie awarii
Na wypadek nagłej niedostępności, warto przygotować listę kontaktów, które będą poinformowane o zaistniałej sytuacji. Może to być lista typu:
- cały zespół – przez komunikator lub email
- HR – email lub telefon
- Bezpośredni przełożony – email lub telefon
- Najważniejsi klienci – email
- Ustawienie automatycznej odpowiedzi w programie pocztowym z informacją o tym z kim się kontaktować w razie nieobecności.
Podsumowując, zachęcam każdego do przygotowania się na ewentualność nieplanowanej dłuższej nieobecności. Zdecydowanie zmniejszy to stres związany z nieprzewidzianymi zdarzeniami, oraz zapewni, że Wasz biznes będzie działał przez niepotrzebnej przerwy 🙂
I podobnie jak z ubezpieczeniem, życzę Wam, żebyście nigdy nie musieli korzystać z tej procedury 🙂
