Jako regularny odbiorca i nadawca kilkudziesięciu e-maili każdego dnia, chciałem się z Wami podzielić kilkoma obserwacjami, które sprawiają, że niektóre wiadomości czytam (i odpowiadam na nie chętniej), a niektóre odkładam na bok.
1. Powitanie
Nie ma nic gorszego jak źle zacząć (chociaż podobno dobry e-mail poznaje się po tym jak się kończy 😉 ). Mnóstwo ludzi zaczyna swoje wiadomości od klasycznego “Witam“. Coraz więcej ludzi odbiera takie powitanie źle. Dlaczego?
Po pierwsze “Witam” jest reakcją gospodarza na czyjeś przybycie. Czyli osoba otwierająca drzwi (e-mail) powinna powiedzieć “Witam”, a nie osoba, która stoi po zewnętrznej stronie drzwi (przysyła e-mail).
Po drugie, autor wiadomości, która zaczyna e-mail od “Witam“, często jest odbierana jako osoba wyniosła, traktująca swojego odbiorcę “z góry”. Buduje to niepotrzebne bariery już na początku przekazu.
Dużo przyjemniej czyta się e-maile zaczynające się od: Cześć, Dzień dobry, Szanowny Panie, itp.
2. Długość
Kolejną rzeczą zniechęcającą mnie do zapoznania się z treścią e-maila jest jego długość. Z reguły czytam pierwsze kilka linii, jeśli autor nie zawarł w nich czegoś, co mnie dotyczy, nie zagłębiam się dalej. Wynika to z ilości informacji, które pojawiają się w ciągu dnia i które trzeba przetworzyć.
Staraj się pisać zwięźlle, określając cel i swoje oczekiwania na początku. Zdecydowanie zwiększy to skuteczność przekazu.
3. Brak konkretów
Dosyć często zdarza się, że z treści wiadomości nie wynika o co chodzi nadawcy. Wysyłanie takich wiadomości jest stratą czasu Twojego i odbiorcy.
Warto spojrzeć na swoją wiadomość (po napisaniu) krytycznie i zadać sobie pytanie “czy wiedziałbym czego się ode mnie oczekuje?“. Pomoże to zweryfikować, czy wiadomość ma jasno sprecyzowany cel.
4. Dołączanie zbyt wielu odbiorców
Błąd, który zdarza się częściej w dużych firmach. Dodawanie odbiorców “na wszelki wypadek”. Zdarza się, że jest to spowodowane chęcią przeniesienia odpowiedzialności na kogoś innego. Dodanie swojego szefa w kopii ma sprawić, że on będzie poinformowany o potencjalnych problemach i będzie w stanie im zapobiec zawczasu. Niestety to tak nie działa. Dla przykładu ja filtruję wiadomości, w których jestem w kopii. Trafiają one do oddzielnego folderu. Czytam je raz na tydzień.
Do adresatów wiadomości dodawaj tylko tych, którzy są aktywnie zainteresowani sprawą.
5. Brak tematu lub temat nieadekwatny do treści
Raz na jakiś czas znajduję w swojej skrzynce pocztowej email, który nie ma tematu lub temat jest zupełnie nie związany z treścią. Po szybkiej weryfikacji pierwszych kilku linijek, jeśli tam nie ma nic ważnego dla mnie, przestaję czytać dalej i ignoruję wątek.
Aby tego uniknąć, warto nadawać krótki temat, opisujący sprawę której dotyczy e-mail.
Zdarza się również, że temat wiadomości jest już nieaktualny w związku z długą historią e-maila. Wątki, które dotyczą wielu spraw warto podzielić na kilka e-maili i nadać im odpowiednie tematy.
Mam nadzieję, że te kilka rad pomoże Wam uzyskać odrobinę więcej uwagi u odbiorców Waszych wiadomości i dzięki temu podnieść skuteczność w załatwianiu codziennych spraw.
Napiszcie jakie są Wasze obserwacje przy współpracy z pocztą e-mail…
