Przez ostatnie kilka lat, miałem okazję odbyć kilkadziesiąt dłuższych i krótszych podróży zagranicznych do różnych, czasem bardzo oryginalnych miejsc. Wszystkie z nich łączy jedno – były to podróże służbowe, podczas których chciałem jak najszybciej dostać się na miejsce, załatwić sprawę i wrócić do domu. Prawie jak Marines na misji 🙂
Dlatego też, gdy jeden z czytelników bloga poprosił mnie o napisanie poradnika na temat efektywnego organizowania podróży służbowych, zareagowałem entuzjastycznie i prawie od ręki wziąłem się za przygotowywanie materiałów.
Poradnik będzie podzielony na 3-4 części. Dzięki temu każda z nich będzie stosunkowo krótka i łatwa do przeczytania, a dla mnie praca nad taką formą będzie wygodniejsza.
Dzisiaj będzie o hotelach. Jak wybrać, czym się kierować i na co zwracać uwagę podczas podróży służbowych.
Wybór hotelu
Wybór odpowiedniego hotelu jest jednym z ważniejszych, których trzeba dokonać planując podróż służbową. Podczas tej operacji należy wziąć pod uwagę:
- cenę
- jakość obsługi
- dostęp do internetu
- odległość od biura
- odległość od lotniska
- odległość od atrakcji, które być może będziesz chciał zobaczyć po pracy
- usługi dodatkowe, które hotel oferuje
Cena
Firmy w których pracuję mają ustaloną politykę podróży służbowych. Oznacza to mniej więcej tyle, że jest tabelka, która mówi – w tym kraju, możesz wynająć hotel do takiej stawki za dobę. Czasem dodatkowo określany był standard hotelu np. max 4 gwiazdki.
Aby być w zgodzie z polityką, zawsze wybierałem hotel, który spełniał trzy kryteria – był możliwie blisko biura, miał najlepsze oceny na portalach z ofertami hoteli i mieścił się w wyznaczonej kategorii cenowej.
Dlaczego najbliżej biura, a nie lotniska, albo centrum? To proste – żeby jak najmniej czasu marnować na codzienne dojazdy do pracy. Czasem takie podejście przekładało się na wymierne oszczędności. Na przykład mieszkając w Kairze musiałem w drodze do pracy i z pracy podróżować taksówką. Gdyby hotel był zlokalizowany koło biura, tego kosztu by nie było.
Na podstawie tych doświadczeń, zachęcam do wyboru lokalizacji hotelu możliwie blisko miejsca gdzie będziesz musiał się często pojawiać.
Czasem stosuję wyjątek od tej zasady i wybieram hotel blisko lotniska. Robię tak, gdy na miejscu ląduję bardzo późno, w hotelu spędzam jedną noc, a spotkania w biurze zaczynają się trochę później i mogę rano poświęcić więcej czasu na dojazd.
Jakość hotelu
Jakość hotelu jest bardzo ważna. Nawet gdy nie planujesz w nim spędzać więcej czasu, niż kilka godzin w nocy, warto wiedzieć, że w hotelu możesz spokojnie zjeść smaczne śniadanie bez ryzyka kilkudniowego rozstroju żołądka lub że będziesz mógł porozmawiać z żoną przez Skype po kilkudziesięciogodzinnym locie.
Jak sprawdzić jakość hotelu? Są dwa wskaźniki, które według mnie, pokazują jak hotel podchodzi do swoich gości – ilość gwiazdek, oraz oceny innych gości.
Jeśli chodzi o ilość gwiazdek przy nazwie hotelu – pamiętaj, że różne kraje mają różne standardy i np. w krajach arabskich, hotel 4-gwiazdkowy będzie miał troszkę niższy standard niż europejski.
Jako ciekawostkę, mogę powiedzieć, że najlepszy hotel w jakim byłem znajdował się w Indiach i bardzo mnie to zaskoczyło 🙂
Dla mnie dobry stosunek jakości do ceny oferują hotele 4-gwiazdkowe.
Jeśli chodzi o oceny, to polecam korzystać z systemu ocen i komentarzy gości z portali typu Booking.com i wybierać hotele z min. 4 gwiazdkami na 5, lub ze średnią ocen minimum 8 na 10.
Drugą sprawdzoną metodą, jest korzystanie ze znanych sieci hoteli. Dla przykładu pokój i obsługa w hotelu Ibis wygląda bardzo podobnie w Warszawie, Sztokholmie i New Delhi. Co ciekawe, kosztuje również podobnie 🙂
Dostęp do internetu
Rezerwując pobyt w hotelu, warto sprawdzić czy hotel zapewnia dostęp do internetu i czy internet jest wliczony w cenę pobytu. Z tym niestety bywa różnie. Czasem w 5-gwiazdkowym hotelu, za dostęp do internetu trzeba dopłacić. A czasem, WiFi działa tylko w lobby. Przeglądając oceny hotelu na Booking.com, warto zwracać uwagę na komentarze dotyczące internetu. Zdarzyło mi się kilka razy, że internet w hotelu był tak słaby, że nie dało się porozmawiać przez Skype. Gdybym przed rezerwacją przeczytał komentarze, to wybrałbym inny hotel.
Usługi dodatkowe
Dodatkowe usługi, które świadczy hotel, mogą wpłynąć na podróż tak, że np. można zabrać połowę bagażu mniej (ze względu na pralnię ekspresową, deskę i żelazko do prasowania dostępne na piętrze, albo sklepy w lobby), nie rezygnować z regularnych ćwiczeń fizycznych (siłownia dostępna w budynku), albo zrobić szybkie zakupy prezentów dla rodziny przed powrotem do domu.
Bardzo wygodną usługą, z której często korzystam w nowych, nieznanych miejscach, jest odbiór z lotniska przez kierowcę hotelowego. Nie dość, że hotele czasem mają tę usługę wliczoną w cenę pokoju, to jeszcze ja czuję się dużo pewniej jak z lotniska odbiera mnie ktoś, kto wie gdzie jedziemy 🙂
A co jeśli wszystkie hotele w okolicy są zajęte?
Zdarzają się takie sytuacje, gdy wszystkie hotele w interesującej nas okolicy są zajęte. Wbrew pozorom, nie zdarza się to tylko w sezonie wakacyjnym. Dla przykładu, co roku w Sztokholmie odbywa się sympozjum lekarzy i firm medycznych. W tym czasie, znalezienie jednego pokoiku w hotelu, wymaga spędzenia dłuższej chwili. Co wtedy?
Moim planem awaryjnym jest serwis Airbnb – taki portal z ofertami krótkookresowego wynajmu mieszkań i pokoi. Na portalu działa system ocen i komentarzy, który według wynajmujących jest trudny do oszukania. Płatności kartą, sprawiają że obie strony czują się trochę pewniej. Tym bardziej, że wpłata nie zostanie przekazana gospodarzowi mieszkania, dopóki wynajmujący nie potwierdzi, że wszystko było zgodnie z opisem.
Mam nadzieję, że dzięki takim poradom, Wasze podróże służbowe staną się mniej uciążliwe. Dajcie znać w komentarzach jak Wam się podoba pierwszy z tej serii artykułów.
Pozostałe artykuły z tej serii znajdują się pod poniższymi linkami:
- Podróże służbowe z Manage IT – hotel
- Podróże służbowe z Manage IT – finanse
- Podróże służbowe z Manage IT – komunikacja
- Podróże służbowe z Manage IT – pozostałe
