Wielkimi krokami zbliża się przerwa świąteczna. Czas, na który niecierpliwie czeka większość z nas, aby móc w spokoju odpocząć przy rodzinnym stole, a potem wykorzystać przerwę na kilkudniowy urlop.Duża część z nas podczas tej przerwy będzie chciała się odciąć od pracy, telefonów i e-maili. Aby zrobić to w miarę bezpiecznie i nie narazić się na złość współpracowników, szefa, albo co gorsza klientów, warto ich poinformować o nieobecności.
Tutaj z pomocą przychodzi autoresponder – funkcja dostępna w większości serwerów pocztowych, która pozwala automatycznie odpowiedzieć na odebrany email, używając przygotowanej wcześniej wiadomości.
Co ustawić w automatycznej odpowiedzi?
Wiadomość o nieobecności powinna zawierać niezbędne dla odbiorcy informacje takie jak:
- czas nieobecności
- kto Ciebie zastępuje (wraz z informacjami kontaktowymi do tej osoby)
- czy i w jaki sposób można się z Tobą skontaktować w sytuacjach awaryjnych
I to są wszystkie niezbędne informacje, które pomogą odbiorcy odpowiednio zarządzić sprawą z którą się do Ciebie zgłasza, a Tobie spokojnie wypoczywać bez niepokojenia.
Wygląda całkiem prosto, prawda? Zdarza się jednak, że nawet tak prostą czynność jak ustawienie automatycznych odpowiedzi w skrzynce e-mail można skomplikować.
Mając w głowie kilka ciekawych przykładów jak tego nie robić, postanowiłem podzielić się z Wami tymi perełkami 🙂
Jak nie używać autorespondera
-
Włączanie autorespondera na weekend
To trochę przerost formy nad treścią. Większość ludźmi z którymi korepondujemy, to inteligentne stworzenia (przynajmniej z definicji gatunku) i wiedzą, że jak wysyłają email w weekend, to nie spodziewają się odpowiedzi w weekend.
-
Informacja typu: “Będę sprawdzał email co jakiś czas i będę reagował na pilne wiadomości”
To masz ten urlop czy nie? Jeśli dajesz do zrozumienia odbiorcy, że powinien sformułować wiadomość tak, aby wyglądała na pilną żebyś odpowiedział, to może lepiej zrezygnuj z ustawiania autorespondera? Ja wolę napisać, że NIE będę miał dostępu do skrzynki email, nawet jeśli planuję sprawdzać ją co jakiś czas. I to samo proponuję Tobie.
-
Brak istotnych informacji
Odpowiedź o treści “dzisiaj nie pracuję” do kogoś kto pilnie potrzebuje informacji od Ciebie, potrafi doprowadzić do szewskiej pasji. Szczególnie w sytuacji gdy taka sama odpowiedź przychodzi siódmy dzień z rzędu. Pamiętaj o celu w jakim ustawiasz auto odpowiedź. Jeśli to ma być coś więcej niż “dupokrytka”, to napisz przynajmniej do kiedy Cię nie będzie :).
-
Nieaktualna treść automatycznej odpowiedzi
Włączyłeś autoresponder? To super! A teraz sprawdź czy przypadkiem nie ma w treści odpowiedzi, informacji o tym, że wrócisz do pracy po świętach Wielkiej Nocy, podczas gdy zbliża się przerwa bożonarodzeniowa 🙂
-
Nie wyłączona auto odpowiedź po powrocie do biura
Chyba ostatnim “przewinieniem” przy używaniu autorespondera jest pozostawienie go włączonego po powrocie do pracy. Na szczęście większość systemów pocztowych pozwala ustawić datę rozpoczęcia i zakończenia wysyłania odpowiedzi. Zachęcam do korzystania z tej funkcji.
To tyle z moich doświadczeń w tej materii. Jeśli macie ciekawe historie z tym związane, piszcie śmiało w komentarzach 🙂
