No i stało się. Dotarło do mnie, że ponad 21 tysięcy wiadomości w skrzynce odbiorczej mojego Outlooka, to zdecydowanie za dużo. Od jakiegoś czasu miałem poczucie, że przez cały dzień gaszę pożary, które objawiają się przez nowe wiadomości w mojej skrzynce email. Pożary, które paliły się na biurkach ludzi wysyłali do mnie te wiadomości i nie miały żadnego, albo prawie żadnego związku z celami uzgodnionymi z moimi przełożonymi i zespołem.

Coraz częściej bywało tak, że przez cały dzień załatwiałem dziesiątki spraw, a na koniec dnia odnosiłem wrażenie, że żadna ze spraw ważnych dla mnie i mojego zespołu nie posunęła się do przodu o krok. Właśnie dlatego, że pozwoliłem na to, żeby Outlook zaczął układać mi plan dnia pracy.

 

Dosyć tego! Robię z tym porządek!

Od pierwszego grudnia zmieniam sposób pracy na taki w którym to ja kontroluję skrzynkę pocztową, a nie ona mnie. Na czym to będzie polegało? Postanowiłem skorzystać z kombinacji porad dwóch ludzi specjalizujących się w produktywności – Davida Allena i Tima Ferrissa.

Od Davida Allena, zaczerpnę część jego metod dotyczących obchodzenia się ze strumieniem wiadomości i zarządzania nim.

Od Tima Ferrissa wdrożę zasadę sprawdzania poczty max 2 razy dziennie i od razu procesowania wiadomości email. Przewiduję, że zajmie mi to max. 2×30 minut.

 

A co David Allen może pomóc z obsługą moich tysięcy emaili?

W książce Getting Things Done, Allen opisuje jak postępować z dużą ilością wiadomości, aby nie spędzać nad nimi więcej czasu niż to absolutnie niezbędne. To jest to, czego potrzebuję w obecnej chwili.

Zasady Davida Allena (w skrócie – moja interpretacja) mówią o:

– nie wracaniu do przeczytanych już wiadomości
– załatwianiu krótkich spraw (max 2 min.) od ręki
– dodaniu do skrzynki odbiorczej 3 podfolderów – Archiwum, Zatrzymać, Do śledzenia
– przenoszeniu wiadomości ze skrzynki odbiorczej do jednego z w/w folderów na podstawie ich treści.

 

Tak teraz wygląda moja skrzynka email:

 

 

Jak będę stosował w/w zasady?

Bardzo prosto – od ręki będę załatwiał sprawy do 2 minut, potem przeniosę je do Archiwum.
Jeśli wykonanie sprawy z e-maila zajmie więcej jak 2 minuty, przeniosę do folderu Do śledzenia.
Jeśli będę czekał na czyjąś odpowiedź, albo jeśli będę potrzebował tej wiadomości w najbliższym czasie – trafi ona do folderu Zatrzymać.
Jeśli zadanie z wiadomości zostało już skończone, ale być może będę potrzebował jej w przyszłości – trafi do Archiwum.
Jeśli wiadomość zawiera niepotrzebne treści – zostanie usunięta.

I tak 2 razy dziennie – około godziny 10 i 16. 🙂

 

Jak poradzę sobie z moimi 21 tysiącami emaili w skrzynce odbiorczej?

Jestem fanem prostych rozwiązań, więc tutaj też zrobię to prosto. Przeniosę wszystkie wiadomości do Archiwum 🙂 Następnie przejrzę wiadomości z ostatniego tygodnia i te wiadomości, które wymagają mojej uwagi, przeniosę do skrzynki odbiorczej i zastosuję w/w zasady.

 

 

Co dalej?

W ciągu następnego miesiąca chcę osiągnąć dwie rzeczy jeśli chodzi o obsługę poczty email.

• Pierwsza to odzyskanie kontroli nad organizacją pracy i robieniem przede wszystkim tego, co zaplanowałem.
• Druga rzecz to spędzanie mniej czasu nad obsługą wiadomości e-mail i robienie tego w dogodnym dla mnie momencie.

 

Jak to zadziała? Sam nie wiem – to jest eksperyment. Jednak z pewnością możecie liczyć na relację z moich wrażeń i efektów na bieżąco. 🙂