Zdarzyło mi się pracować z człowiekiem, który był pedantem i perfekcjonistą w pracy. Jego pedantyzm przejawiał się w tym, że spędzał 15 minut uruchamiając komputer po przyjściu do pracy. I to wcale nie dlatego, że komputer był wolny.
Wręcz przeciwnie, komputer najszybszy z dostępnych w katalogu działu IT, a jego wybór był poprzedzony przeczytaniem wszystkich dostępnych testów płyty głównej, procesora, dysku, karty graficznej, sieciowej, portów USB, portu kart pamięci, klawiatury, diody na obudowie, samej obudowy, a także przewodu zasilającego. Taki zderzacz Hadronów wśród kompów dostępnych w IT.
Człowiek ten, uruchamiał swój komputer przez 15 minut dlatego, że przygotowywał się do efektywnej i wydajnej pracy. Otwierał wszystkie okna w przeglądarce, których być może będzie potrzebował w ciągu całego dnia. Otwierał Worda, Excela, Putty i jeszcze kilka innych programów. Potem równiutko układał okienka, żeby niedługo móc zacząć pracę z mocą dwóch wodospadów.:) Czasem zdarzyło się, że jak już tak sobie naotwierał, to ten supermegamadafaka komputer mu się zawiesił jak najzwyklejszy pecet z dyskontu, a nie Chiquita projektowana przez samego Billa Gatesa. Wtedy cała praca od nowa.
Jak już usiadł do pracy, to mógł przystąpić do swojego głównego zadania – obsługi zgłoszeń od klientów. I tutaj też nie było mowy o przypadkowości. Każda wiadomość do klienta była redagowana z uwagą i powagą godną prezydenta USA. Tekst był sformatowany, sprawdzony 3 razy pod kątem gramatyki, ortografii, profilaktycznie sprawdzony w tłumaczu online (pracowaliśmy w języku angielskim), potem jeszcze raz sprawdzony pod kątem merytorycznym i wysłany.
I tak przez cały dzień. Wszystko co robił, było perfekcyjnie idealne. Sęk w tym, że nie pracował on w centrum kontroli lotów kosmicznych NASA, tylko w centrum obsługi klienta. Miejscu gdzie co chwilę pojawia się nowe zgłoszenie, jest kolejka zgłoszeń do obsłużenia, a wielkość zespołu jest tak dobrana, żeby zawsze było coś do zrobienia. Taka mała fabryczka mająca na celu zadowolenie klienta. Praca w trybie, przejąć ticket, rozwiązać problem, napisać odpowiedź, zamknąć zgłoszenie i wziąć następne.
Problem w tym, że człowiek o którym piszę, mimo swojego zaangażowania w pracę był stale z czymś spóźniony, zawsze kończył pracę godzinę, czasem dwie później od swoich kolegów, z którymi zaczynał zmianę. A mimo to, zawsze miał problem ze swoim przełożonym ze względu na słabe wyniki.
Zasada 80/20 – czyli Pareto w życiu
Są zawody, gdzie praca musi być wykonana w 100% zgodnie z instrukcją. Np. pilot samolotu, ma procedury, które musi wykonać i nie ma opcji, żeby poszedł na skróty. Podobnie będzie jeszcze w przypadku kilku innych zawodów, ale w znakomitej większości, nie ma potrzeby robienia wszystkiego od a do z. Co więcej – nie da się zrobić wszystkiego w sposób idealny.
Wynika to z wielu czynników – brakuje części informacji, nie ma czasu, pojawiają się inne, pilniejsze sprawy, itp. Często stajesz przed wyborem – wysłać to, co masz, czy czekać w nieskończoność na innych, od których zależy praca którą masz do wykonania.
I tutaj z pomocą przychodzi moja ulubiona zasada – Pareta. Vilfredo Pareto zauważył ciekawą zależność w ekonomii – 20% badanych obiektów jest powiązanych z 80% zasobów.
Jak to wykorzystać w codziennej pracy?
Zasada Pareta ma zastosowanie w większości dziedzin życia – 20% nakładów naszej pracy, przynosi 80% efektów. Idąc dalej tym tropem, zamiast starać się zrobić wszystko od początku do końca idealnie, spróbuj zrobić swoją pracę wystarczająco dobrze – wybierz te 20% zadań ze swojej pracy, które przyniosą 80% oczekiwanych efektów i zrób to od ręki.
Jak skutecznie wybrać te 20% spośród gąszcza zadań, które są do zrobienia? To wymaga trochę praktyki. Przede wszystkim należy odrzucić te zadania, które nie przynoszą bezpośredniej korzyści w kontekście stanowiska, które piastujesz. Jest mnóstwo rzeczy, o które proszą Cię inni i to oni będą czerpać korzyści z tego, co ty zrobisz. Według wszelkich analiz, takich zadań jest najwięcej.
Następnie przejrzyj to co zostało i znajdź te zadania, które przyniosą szybkie i widoczne efekty i na nich się skup. To jest twoje 20%, które buduje 80% twoich wyników.
Jak już załatwisz te rzeczy, które mogłeś zrobić szybko, to zajmij się resztą, która pozostała do zrobienia – to powinno być mniej więcej 80% zadań, które masz w kolejce rzeczy do zrobienia.
Praca z perfekcjonistą
Praca z osobą, która wszystko musi mieć idealnie, jest koszmarem. Szczególnie dla osoby zorientowanej na cele. Jeśli perfekcjonistą jest szef, to praca w takim dziale czy firmie może stać się codzienną męczarnią.
Jeśli do tego jeszcze ten szef perfekcjonista jest powolny w swoim działaniu, możesz mieć pewność że prędzej czy później to oznacza kłopoty. Niedostarczone projekty, niepodjęte decyzje, w dłuższej perspektywie powodują frustrację zespołu oraz klientów i sprawiają, że klienci wybierają innych dostawców, a pracownicy innych pracodawców.
Ja unikam współpracy z perfekcjonistami. Dużo większą radość daje mi współpraca z ludźmi, którzy są w stanie realistycznie ocenić, co na dany moment jest niezbędne, a co można dostarczyć później, albo pominąć.
Done – better than perfect – Dzieło skończone, jest lepsze od idealnego, żyjącego jedynie w głowie osoby, która je robi. To motto, które często stosuję w życiu zawodowym i prywatnym i do którego stosowania zachęcam Ciebie drogi Czytelniku. 🙂
